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Nel momento in cui si decide di organizzare qualcosa a casa propria, dal semplice caffè pomeridiano alla super cena, il passo iniziale è lo stesso, cioè scegliere data e ora. Si, perché se c’è una cosa assolutamente da evitare, in questi casi, è mettersi a chiamare in giro e chiedere “vorrei invitarti, quando ti andrebbe bene?”: il rischio è infatti di ottenere mille risposte diverse, magari piene di “se” e “ma”, tali da mandare in tilt anche l’organizzatore più flemmatico. Molto più saggio proporre una data prestabilita, ovviamente con congruo anticipo (diciamo non meno di dieci, quindici giorni nelle occasioni informali, anche un mese per quelle formali) e tenendosi comunque pronti a uno spostamento se una parte importante degli invitati non fosse disponibile.

Scelto il giorno, si pone il problema di come contattare gli ospiti. Per la mia filosofia (semplicità e niente stress), se riceviamo in casa l’invito scritto da mandare per posta o consegnare a mano è d’obbligo solo in due occasioni, che si situano agli estremi opposti: le festine dei bambini e gli eventi eccezionali, come compleanni o anniversari “speciali” e cene di rappresentanza. Per tutto il resto, che di solito costituisce la stragrande maggioranza delle occasioni, è più che sufficiente ricorrere al semplice telefono, o anche – perché no? – a sms o e-mail, che sono più disinvolti dell’invito postale ma hanno lo stesso vantaggio, cioè dare a chi li riceve il tempo di meditare la risposta in tutta tranquillità.

L’invito dovrà riportare ogni elemento necessario: data, ora, luogo, occasione, se si prevedono altri ospiti, se si ha in mente di servire delle pietanze particolari. Se lo mandiamo via mail o sms, si concluderà annunciando una prossima telefonata per definire i dettagli, che – qualora non sia l’invitato a farsi vivo per primo – faremo seguire un paio di giorni dopo: così facendo, daremo all’ospite il tempo di pensarci, consultarsi con i familiari, ed eventualmente poter declinare senza imbarazzi reciproci. A viva voce avremo anche cura di raccogliere informazioni in merito ad eventuali allergie e intolleranze, delle quali dovremo tenere obbligatoriamente conto, a costo di rivoluzionare completamente il menu che avevamo previsto: è un problema molto serio, e non ci si può davvero scherzare!

Chi riceve l’invito dovrà rispondere il prima possibile, diciamo al massimo entro due-tre giorni. Una risposta affermativa si potrà anche anticipare con  un semplicissimo messaggio, genere “Grazie, ci saremo senz’altro!”, cui seguirà comunque un contatto telefonico. Se invece si decide di declinare, è d’obbligo la telefonata. Starà a questo punto a chi invita decidere se prendere semplicemente atto della cosa e promettere un nuovo invito per il futuro, o se spostare l’appuntamento. Unica certezza è che, una volta data una risposta, soprattutto se affermativa, l’ospite non potrà cambiare idea se non per motivi veramente importanti: niente bidoni dell’ultima ora, insomma!

Immancabilmente, a questo punto della faccenda, l’ospite si sente in obbligo di chiedere se può portare qualcosa. A rigore, la risposta del padrone di casa dovrebbe essere un cortesissimo diniego. E’ questa, secondo me, una regola ferrea, come è altrettanto di rigore che l’ospite arrivando trovi tutto pronto, e non venga messo ad apparecchiare o a spignattare, e nemmeno a collaborare al riordino.

Come ogni regola, però, anche questa può avere le sue eccezioni, purché il contesto sia di grande confidenza: in questo caso, nulla vieta che – in accordo con i padroni di casa – l’ospite arrivi con un dolce o una bottiglia, e persino che dia una mano a tavola o in cucina. Se confidenza e accordo preventivo non ci sono, però, meglio evitare iniziative che potrebbero in qualche modo interferire con l’organizzazione della serata. Ma poiché è altrettanto scortese presentarsi a mani vuote, come cavarsi d’impaccio? Ne parleremo presto in un apposito post.